LOC7000 over evenementenvervoer: “Je moet het in één keer goed doen”

LOC7000 Eventmanagement is een gevestigde naam binnen de evenementenbranche. Sinds begin jaren zeventig is dit bureau actief in het organiseren en produceren van grote publieksevenementen. Denk aan Lowlands, concerten van The Rolling Stones en Muse in het Goffertpark, de Libelle Zomerweek en het North Sea Jazz Festival.

Manager Connexxion Projexx, Johannes Dijkstra, een rustige, nuchtere Fries,  heeft een innige relatie opgebouwd met LOC7000. Zo reed Johannes in opdracht van LOC7000 talloze concerten van grote artiesten en sinds 2005 het festival Lowlands. Samen met Maarten van Lokven (manager Projects & Events) en Michel de Reus (Coördinator Vergunningen & Veiligheid) van LOC7000 praat Johannes over het belang van goed geregeld evenementenvervoer.  

Hoe is LOC7000, met Johannes in contact gekomen?  
Michel: “Twaalf jaar geleden waren we voor het concert van The Rolling Stones op de Draf-  en Renbaan in Groningen op zoek naar een vervoerder die een groot evenement kon rijden. Daarvoor wilden we een partij die meer kon leveren dan alleen bussen. Er moest ook nagedacht worden over allerlei zaken om het geheel beheersbaar te houden, zoals veiligheid en calamiteiten. Johannes was toen, bij zijn vorige werkgever, al heel ver in het uitwerken van deze onderdelen in zijn voorstel. Maarten haakt in: “In die tijd was dat vrij uitzonderlijk, we praten hier over 1998. Er bestonden nog geen bedrijven zoals Connexxion Projexx, gespecialiseerd in evenementenvervoer. Dus als we iets organiseerden, kwamen we meestal bij de lokale vervoerders terecht die op dit gebied weinig ervaring hadden. We waren daarom blij verrast door de man uit Groningen die wel kaas had gegeten van al die aspecten waar je mee te maken krijgt.”

Hoe belangrijk is goed geregeld vervoer tijdens een publieksevenement?
Maarten: “Heel belangrijk. Er zitten twee kanten aan. Aan de ene kant moeten wij een goede service leveren, de bezoekers zijn onze klanten. Op het moment dat zij de bus instappen, moet dat bijdragen aan de feestelijke beleving van een evenement. Aan de andere kant zijn wij als organisator de vergunninghouder en verantwoordelijk voor het mobiliteitsplan en de openbare orde en veiligheid. Aankomst en vertrek zijn de meest risicovolle momenten. En uit ervaring weten we dat de kleinste details de grootste knelpunten kunnen veroorzaken. Je moet vooraf dus zoveel mogelijk in de voorbereiding voorzien. Johannes knikt: “En áls er dan iets dreigt mis te gaan, moet je snel kunnen schakelen. Met twee telefoontjes moet je er bijvoorbeeld voor zorgen dat alle bussen eerder klaarstaan. Je communicatiekanalen op orde hebben, dat is zo belangrijk.”

En waar moet goed geregeld vervoer aan voldoen?
Na even nadenken antwoordt Maarten: “Ik kan veel dingen opnoemen die geregeld moeten zijn, zoals het calamiteitenplan waar we het eerder over hadden. Maar het gaat juist om alle dingen die van tevoren niet geregeld kunnen worden. Sleutelwoorden zijn ‘wat als’. Wat gebeurt er als er op dat kruispunt een simpele kop-staartbotsing tussen twee auto’s gebeurt, kunnen we er dan nog wel langs? Wat doen we als blijkt dat niet 40% maar 60% van de bezoekers gebruikmaakt van de dienstregeling? Je moet het één keer goed doen in dit vak. En de mate waarin je het vervoer voorbereidt, tot welk niveau van de details je gaat, heeft te maken met de professionaliteit van de vervoerder.”

 
Hoe zit het proces in elkaar van het eerste belletje naar Connexxion over de opdracht tot het daadwerkelijke evenement?
Johannes vertelt: “Voor een nieuw evenement komen we een keer of vier, vijf bij elkaar. LOC7000 weet welke informatie ik nodig heb om een voorstel te schrijven. In mijn voorbereiding neem ik alle routes door en bezoek ik de locaties.” Michel: “Ook  hebben wij ideeën bij de uitvoering. Tijdens een eerste overleg komen we samen om die ideeën naast elkaar te leggen. Daarna komen we tot een definitief plan. Maar bij een Lowlands hebben we in het eerste stadium al genoeg aan drie keer e-mailen. Dat klinkt alsof het heel simpel is, maar besef wel dat we (met een knik naar Johannes, red.) inmiddels jaren aan ervaring hebben opgedaan. Continu hebben we het draaiboek scherp gesteld. Daardoor hebben we nu alle expertise om voor Lowlands 2010 ‘maar’ twee keer bij elkaar te komen. En we hebben er weer alle vertrouwen in.”